Définition
Une note de frais est un document qui permet le remboursement des frais professionnels engagés par un des salariés d’une entreprise.
Les conditions de réalisation des notes de frais
Afin d’être remboursé par l’entreprise, les dépenses doivent avoir été nécessaires pour l’activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. Dans certains contrats de travail, les notes de frais sont obligatoires.
Le remboursement des notes de frais
De l’autre côté, l’entreprise a l’obligation de rembourser les notes de frais. Elle peut opter pour le versement d’une allocation globale forfaitaire, pour une indemnisation forfaitaire ou pour un remboursement au réel. Les notes de frais doivent être accompagnées de leurs justificatifs pour être remboursées sauf si l’employeur décide de rembourser l’employé grâce au versement d’une allocation.
Le délai
Celui-ci dépend de l’employeur. Si le délai fixé n’est pas respecté par l’employé, les frais ne seront pas remboursés.
Le social
Contrairement aux salaires, les remboursements de notes de frais sont exonérés de charges sociales. Cependant, l’URSSAF peut vérifier le contenu des notes de frais (d’où l’obligation de posséder des justificatifs des NDF mentionné précédemment)
La conservation des notes de frais
Depuis le premier juillet 2019, les notes de frais établies sur un support papier doivent être numérisées. Cela permet de garantir la reproduction à l’identique du document tout en assurant la lisibilité, l’intégrité et la disponibilité des documents. Afin de garantir cette intégrité, chaque document doit posséder une empreinte numérique, un cachet serveur fondé sur un certificat conforme (au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile) ou d’un dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité présente sur la liste de confiance française. Enfin, un fichier doit aussi être horodaté. Ne jetez cependant pas vos notes de frais papiers. En cas de contrôle de l’URSSAF. Si les versions numériques ne sont pas conformes à une des conditions précédentes, les documents papiers seront demandés par l’URSSAF sous peine d’une taxation forfaitaire ou d’un redressement de coter entreprise.